Encontrar e unir contatos duplicados

O Faxineiro de Base é o agente do Nectar AI que procura o mesmo contato cadastrado mais de uma vez. Ele não une nada sozinho: monta grupos de cadastros suspeitos, mostra por que suspeita e deixa a decisão com você. Para unir contatos que você já sabe que são repetidos, a listagem de contatos tem o "Unir", que não depende da IA.

Quem acessa

• Configurar e ligar o Faxineiro de Base e resolver a fila de duplicados: quem tem a permissão "Administrador", com o Nectar AI e os agentes contratados. A fila fica na tela Nectar AI, que só abre para administradores.
• "Unir" na listagem de contatos: quem tem a permissão "Administrador", "Contatos: Gestor" ou "Unir contatos". Não depende do Nectar AI.

Como o Faxineiro encontra duplicados

Com o agente ligado, ele varre a base periodicamente e compara os cadastros por documento (CNPJ ou CPF), e-mail, telefone, site e nome parecido. Cada grupo suspeito recebe uma certeza, em porcentagem, e só entra na fila o grupo que passa da certeza mínima configurada.

Configuração

1. No menu lateral, clique em "Nectar AI", abra a aba "Agentes" e clique em "Faxineiro de Base". Se ele nunca foi configurado, clique antes em "Ativar agente".
2. Abra a aba "Configuração".
3. Em "O que entra na fila":
   • "Certeza mínima", de 40 a 100 (padrão 60). Quanto mais alto, menos grupos aparecem, e mais deles são duplicata de verdade.
   • "Máximo de cadastros por grupo", de 2 a 20 (padrão 8). Grupo maior que isso quase sempre é engano do agente, então é descartado.
4. Em "Ritmo da varredura", o "Máximo de grupos esperando", de 10 a 500 (padrão 200). Ao chegar no teto, o agente para de gravar grupos e volta conforme você resolve. Nada se perde.
5. Clique em "Salvar" e confira se a chave do agente está ligada.

A autonomia do Faxineiro é sempre "Com aprovação": nenhuma união acontece sem uma pessoa confirmar.

A fila de duplicados

Abra a aba "Resultados" do Faxineiro de Base. O quadro "Duplicatas encontradas" tem os filtros:

• "Pendentes", "Unidas" e "Descartadas", para ver os grupos por situação;
• "Todos" ou "Alta certeza", que mostra só os grupos com 85% de certeza ou mais.

O botão "Procurar duplicados agora" pede uma varredura na hora ("Pronto! A busca começou. Os duplicados aparecem aqui em alguns minutos."). Ele pode ser usado uma vez por dia.

Cada grupo mostra:

• quantos cadastros tem ("N cadastros") e a certeza ("N% de certeza");
• o que os cadastros têm em comum, em "Neste grupo:": "Documento", "E-mail", "Telefone", "Site" ou "Nome parecido";
• cada cadastro, com o tipo ("Empresa" ou "Pessoa") e o número, o nome com o link para abrir o contato em outra aba, o "E-mail", o "Telefone", o "Site" e o "CNPJ/CPF". Valor que se repete em outro cadastro do grupo vem marcado. Também aparecem a data de criação e o peso do cadastro: oportunidades, tarefas e vendas;
• o x de cada cadastro ("Tirar deste grupo"), para retirar quem não é duplicata.

Para cada grupo pendente:

• "Não são duplicatas": a tela confirma ("Este grupo vai parar de aparecer como suspeita de duplicidade.") e o grupo vai para "Descartadas".
• "Unir": abre a janela "Unir contatos".

Cadastro que já foi unido a outro ou excluído aparece com o aviso "Este cadastro não existe mais: já foi unido a outro ou excluído." e o botão "Tirar do grupo".

Decidir em lote

1. Marque a caixa dos grupos, ou clique em "Selecionar os N de alta certeza".
2. Clique em "Unir N grupos" ou em "Não são duplicatas". "Limpar seleção" desmarca tudo.
3. Confirme. Na união em lote, em cada grupo o cadastro sugerido fica e absorve o histórico dos outros, com os valores dele. Ao marcar como não duplicados, os grupos param de aparecer como suspeita e o agente não volta a sugeri-los.

Se parte do lote falhar, a tela avisa quantos deram certo e quantos não, por exemplo "6 grupos unidos, 1 não deram certo".

A janela "Unir contatos"

1. Em "Contato que fica", o cadastro marcado como "Sugerido" já vem escolhido. Cada cadastro mostra o número, a data de criação, quantos campos preenchidos tem e as oportunidades, tarefas e vendas. Troque, se quiser. Com mais de 2 cadastros, o x tira um deles da união.
2. Nos campos em que os cadastros discordam ("Escolha um valor"), a tela já vem com o valor do sugerido. Troque o que for preciso. Campos iguais em todos aparecem como "Todos iguais"; campo vazio, "Em branco".
3. Telefones e e-mails não precisam de escolha: todos são mantidos, sem os repetidos.
4. Confira "O que vai acontecer": os cadastros que serão absorvidos e quantas oportunidades e tarefas passam para o contato que fica.
5. Clique em "Unir contatos". Na fila, "Unir e ir para o próximo" une e já abre o grupo seguinte; as setas "Grupo anterior" e "Próximo grupo" trocam de grupo sem unir.

Em grupo grande, a janela avisa: "Grupo com N cadastros. Confira com atenção antes de unir."

Desfazer

Depois de unir pela fila, aparece o aviso "Contatos unidos", com o número do cadastro que ficou, quantos foram absorvidos e quantos vínculos foram movidos, e o botão "Desfazer", que fica disponível por alguns segundos. Desfeita, a fusão devolve os cadastros ao que eram ("Fusão desfeita. Os cadastros voltaram ao que eram."). Se alguém alterou os registros depois da fusão, não dá mais para desfazer, e os contatos seguem unidos.

Aviso semanal no sino

Toda segunda-feira, se o Faxineiro de Base estiver ligado e tiver encontrado grupos que ainda não foram avisados, o sino de notificações mostra "N contatos podem estar duplicados na sua base". O aviso vai para quem tem a permissão "Administrador", "Contatos: Gestor" ou "Unir contatos". Clique no aviso para abrir a tela Nectar AI. A fila fica em "Agentes" > "Faxineiro de Base".

Unir contatos manualmente na listagem

Para unir contatos que você já sabe que são o mesmo, use a listagem de contatos. Não depende do Nectar AI.

1. Em "Contatos", marque de 2 a 20 contatos, um a um.
2. No rodapé, clique em "Unir".
3. Abre a janela "Unir contatos", com a mensagem "Já preenchemos com os valores do cadastro sugerido. Confira os campos em que os cadastros discordam e troque o que for preciso."
4. Em "Contato que fica", confira o cadastro marcado como "Sugerido": é o que tem mais campos preenchidos e, em caso de empate, o mais antigo. Cada cadastro mostra a data de criação, os campos preenchidos e as oportunidades, tarefas e vendas. "Tirar deste grupo" retira um cadastro da união.
5. Nos campos em que os cadastros discordam ("Escolha um valor"), escolha o valor que fica. Campos iguais aparecem como "Todos iguais"; campo sem valor, "Em branco". Nos campos com vários valores, como telefones e e-mails, aparece "Tudo será mantido".
6. Confira "O que vai acontecer": quantos cadastros sairão da listagem e quantas oportunidades e tarefas passam para o contato que fica.
7. Clique em "Unir contatos". Aparece "Contatos unidos".

• Com mais de 20 contatos marcados, o CRM não deixa unir.
• Se você usar "selecionar todos" do filtro em vez de marcar um a um, o CRM não abre a janela de escolha: só pede para confirmar que o processo é irreversível e que tarefas, compromissos e demais atividades passam para o contato que fica.
• Pela listagem não há "Desfazer" depois da união.

Antes de unir, confira o peso de cada cadastro. O que fica recebe as oportunidades e as tarefas dos outros, então prefira manter o cadastro com mais histórico.

Veja também

• "Agentes do Nectar AI: o que são e como ativar"
• "Enriquecer contatos com o Nectar AI"
• "A tela Nectar AI: consumo, aproveitamento e histórico"