Realizar a importação de contatos poderá te fazer um bom tempo na hora de inserir novos contatos. Para fazer isso no NectarCRM, existe um processo que irá garantir a importação de dados sem erros. Antes de contarmos para você, é muito importante deixar claro que você precisa realizar esses passos só com contatos de pessoas ou apenas com contatos de empresas. Caso precise fazer a importação de pessoas e de empresas, faça uma importação para cada, nunca com os dois tipos juntos. Agora sim, vamos lá.

Caso esteja em processo de implantação, recomendados seguir esta ordem de importação:

1. Contatos do tipo Empresa;
2. Contatos do tipo Pessoa;
3. Produtos;
4. Oportunidades.

Tutorial de Importação

Passo 1: Você vai precisar baixar o modelo de importação disponível no NectarCRM para preencher os dados que precisa importar. O modelo se encontra em “Importar” na Tela de Contatos.

Ao clicar em “Importar”, uma nova janela do Nectar irá se abrir. Nessa janela, você irá encontrar alguns passos para a importação. O primeiro deles é baixar o documento padrão para preencher os dados de seus novos contatos. Faça o download do documento.

Após baixar o template, abra-o. Hora de preenchê-lo.

Neste tipo de importação, utilizamos o mesmo modelo para contatos do tipo Pessoa e Empresa. Porém, aconselhamos preencher uma planilha apenas com Empresas e outra planilha apenas com Pessoas.

O vínculo poderá ser feito entre pessoas e empresas através dos campos "Empresa ID" ou "Empresa Nome". Por isso, recomendamos primeiramente a importação dos contatos Empresa e depois os contatos Pessoas.

• Código: informe um código único para o contato;
• Responsável: informe o nome ou e-mail do usuário do Nectar que irá receber o contato. Recomendamos a utilização do e-mail do usuário para o vínculo ser mais exato;

• Nome: informe o nome do contato;
• Razão social: caso o contato seja do tipo Empresa, informe a sua razão social;
• Jurídico: campo do tipo "Sim/Não". Identifique se o contato é uma pessoa jurídica (empresa) ou não (pessoa);
• CNPJ/CPF: informe o CNPJ, caso seja uma empresa, ou o CPF, caso seja uma pessoa;
• Cargo: informe o cargo do contato, caso seja uma pessoa;
• Segmento: informe o segmento do contato. Recomendamos cadastrar todos os seus segmentos antes de realizar a importação, assim seus relatórios e filtros serão mais precisos, evitando duplicações e itens iguais, porém com escritas diferentes;
• Qtd. funcionários: informe a quantidade de funcionários, caso seja uma empresa;
• Seção: informe o ciclo de vida do contato. As opções são: Lead, Suspect, Prospect e Cliente;
• Categoria: informe qual a categoria deste contato. Recomendamos cadastrar todos os tipos de categorias antes de realizar a importação, assim seus relatórios e filtros serão mais precisos, evitando duplicações e itens iguais, porém com escritas diferentes;
• Tags: informe a tag que este contato receberá, sendo possível adicionar mais de uma tag neste campo. Para isso, basta separar cada uma com ponto e vírgula. Exemplo: "Tag01; Tag02; Tag03";
• Website: informe o site do contato;
• LinkedIn: Forneça o nome de usuário do LinkedIn, que corresponde ao identificador encontrado no final da URL do perfil do lead no linkedIn.
  
  
• Facebook: Informe o nome de usuário do Facebook, ou seja, a informação que aparece no final da URL ao acessar o perfil do lead  no facebook.
  
• Skype: informe o endereço da conta do Skype do contato;
• Telefone: informe o número de telefone do contato, sendo possível adicionar mais de um número neste campo. Para isso, basta separar cada uma com ponto e vírgula. Exemplo: "(62)31234-5678; (63)38765-4321";
• Celular: informe o número de celular do contato, sendo possível adicionar mais de um número neste campo. Para isso, basta separar cada uma com ponto e vírgula. Exemplo: "(62)91234-5678; (63)98765-4321";
• Email: informe o número de e-mail do contato, sendo possível adicionar mais de um número neste campo. Para isso, basta separar cada uma com ponto e vírgula. Exemplo: "01@email.com; 02@email.com";
• País: informe o nome do país do contato por extenso;
• Estado: informe a sigla do estado do contato;
• Cidade: informe a cidade do contato por extenso;
• Bairro: informe o bairro do contato;
• Logradouro: informe a rua ou avenida do endereço do contato;
• Número: informe o número do endereço do contato;
• Complemento: informe o complemento do endereço do contato;
• CEP: informe o CEP do endereço do contato;
• Buscar por CEP: campo do tipo "Sim/Não". Informe se o Nectar preencherá os campos de endereço pelo CEP inserido no campo anterior;
• Origem do contato: informe a origem do contato, ou seja, através de qual lugar, ferramenta ou campanha ele fez seu primeiro contato com a sua empresa;
• Observação: campo aberto para anotações e observações sobre o contato;
• Data de nascimento/fundação: informe a data de nascimento ou fundação do contato. Exemplo: 25/10/1996;
• Empresa ID: informe o ID da Empresa que este contato será vinculado como contato relacionado (este campo é utilizado como uma forma de vincular um contato pessoa a um contato Empresa, caso não vá vincular este contato a outro, deixe este campo vazio). Será necessário que o contato já esteja cadastrado ou importado no Nectar, por isso sempre recomendamos importar contatos do tipo Empresa primeiro e depois os contatos do tipo Pessoa. Para conseguir o ID do contato, temos duas opções:
  • Campo "ID": encontre o campo "ID" no contato desejado, caso não esteja em sua lista de campos, você poderá adicioná-lo pela opção "Organizar Campos";
  • Exportação: exporte os contatos das empresas desejadas. Na planilha gerada pelo Nectar, você encontrará o campo "ID" com facilidade;
• Empresa Nome: informe o nome da Empresa que este contato será vinculado como contato relacionado. Será necessário que o contato já esteja cadastrado ou importado no Nectar, por isso sempre recomendamos importar contatos do tipo Empresa primeiro e depois os contatos do tipo Pessoa. O nome da empresa deverá exatamente igual ao seu nome cadastrado no Nectar;
• Conta Pai ID: informe o ID da Conta Pai deste contato;
• Conta Pai Nome: informe o nome da Conta Pai deste contato;
• Receita anual: campo do tipo moeda. Informe a receita anual deste contato;
• Inscrição estadual: informe a inscrição estadual deste contato;
• Usuários Corresponsáveis IDs: informe o ID de cadastro do usuário que será corresponsável deste contato. Caso este contato tenha mais de um corresponsável, faça a separação de seus IDs por vírgula;
• Equipes Corresponsáveis IDs: informe o ID da equipe que será corresponsável deste contato. Caso este contato tenha mais de uma equipe corresponsável, faça a separação de seus IDs por vírgula;;
• Campo Personalizados;

Passo 2: Agora que você está com o template aberto, você vai precisar adicionar todos os dados dos seus contatos nos campos disponíveis.

Após preencher a planilha, salve-a.

Passo 3: Após salvar a planilha do Excel, você deve voltar à página de importação seguindo os passos que você realizou para baixar o modelo. Dessa vez, ao invés de você baixar o modelo, você irá clicar em “Selecione o arquivo”.

Depois de selecionar o arquivo correto, ele irá aparecer na caixa de texto.

Passo 4: Já estamos quase finalizando a importação. Chegou a hora de você clicar em “Preparar importação”, logo em seguida o NectarCRM vai te dar a oportunidade de você importar apenas os dados que quiser. Selecione os campos necessários, quem será o Responsável por aqueles contatos e, se quiser, qual Tag gostaria de atribuir àqueles contatos.

Importações por planilhas poderão ser validadas através de parâmetros de contatos habilitados, basta marcar a seguinte opção após subir uma planilha:

Passo 5: Agora com todos os passos concluídos, desça a tela e clique em “Finalizar Importação”.

Passo 6: Para acompanhar o processo de sua importação, acesse:

Configurações > Conta > Importações:

Nesta tela, você poderá verificar todas as importações que foram realizadas recentemente. Ao clicar em algum pedido, você poderá verificar se houve algum erro ou falha na planilha que você preencheu. Caso tenha alguma falha na planilha, o Nectar irá te dar um feedback sobre as linhas e campos inválidos, sendo possível baixar a planilha onde os campos inválidos serão sinalizados em vermelho, para facilitar a sua correção. Para analisar seu pedido de importação, basta clicar no botão de visualização:

Passo 7: Caso a planilha esteja com todos os campos válidos e corrigidos, podemos então liberar a importação. Os dados apenas entrarão no CRM após a sua liberação:

Pronto, sua importação foi concluída com sucesso.

Observação:

Existem algumas regras para realizar a importação de contatos, vamos apresentá-las para que nada dê errado e a sua importação seja um sucesso.

Regra 1 - O arquivo tem que estar no formato XLS (Excel 97 - 2003).

Regra 2 - Somente será importado informações que estiverem na primeira planilha do arquivo XLS.

Regra 3 - A primeira linha deve conter o nome dos campos a serem importados (Um campo por coluna).

Regra 4 - Os campos que poderão ser importados deve ser exatamente no mesmo nome que listamos abaixo (não importando maiúsculo/minúsculo).

Regra 5 - Campos de dados do contato:

Código - Responsável - Nome - Razão social - Jurídico - CNPJ/CPF - Cargo - Segmento - Quantidade de empregados - Seção - Categoria - Tags - Website - Facebook - Twitter - LinkedIn - Skype - Telefone - Celular - Email - País - Estado - Cidade - Bairro - Logradouro - Número - Complemento - CEP - Busca por CEP - Origem do contato - Observação - Data de nascimento/fundação - Empresa ID - Empresa Nome - Conta Pai ID - Conta Pai Nome - Receita Anual - Inscrição estadual

Regra 6 - Os campos de dados do endereço que poderão ser importados são: País - Estado - Cidade - Bairro - Logradouro - Número - Complemento - CEP

Regra 7 - Para ter sucesso na importação o nome do campo terá que ser idêntico aos descritos nas regras 5 e 6.

Regra 8 - Não pode conter interrupção das colunas (sempre uma após a outra).

Regra 9 - O software conseguirá identificar os campos no momento da importação, ou seja, não importa a ordem das colunas, a falta de alguns campos ou se seu arquivo tiver campos que não serão importados.

Regra 10 - Será somente permitido importar 10.000 (dez mil) registros por vez.

Regra 11 - O tamanho do arquivo não poderá ultrapassar o limite de tamanho cadastrado na configuração da sua conta ou não exceder 10 MB.

Importação de Contatos em vídeo

Assista a esta aula do Nectar na Prática sobre Importações na nova Tela de Importações: