Realizar a importação de Oportunidades poderá te fazer um bom tempo na hora de inserir novas Oportunidades. Para fazer isso no NectarCRM, existe um processo que irá garantir a importação de dados sem erros.

Caso esteja em processo de implatação, recomendados seguir esta ordem de importação:

1. Contatos do tipo Empresa;
2. Contatos do tipo Pessoa;
3. Produtos;
4. Oportunidades

Vamos começar explicando como funciona a importação pela planilha do Excel.

Importação por planilha

Passo 1: Você vai precisar baixar o modelo de importação disponível no NectarCRM para preencher os dados que precisa importar.

Ao clicar em "Planilhas Excel", uma nova janela do Nectar irá se abrir. Nessa janela, você irá encontrar alguns passos para a importação. O primeiro deles é baixar o documento padrão para preencher os dados de suas novas Oportunidades. Faça o download do documento.

Após baixar o template, abra-o. Hora de preenchê-lo.

Passo 2: Agora que você está com o template aberto, você vai precisar adicionar todos os dados das suas oportunidades nos campos disponíveis.

Nesta planilha, temos duas abas:

- Planilha1: informações gerais das oportunidades;

• ID da Oportunidade: campo utilizado apenas para atualização de oportunidades por planilha. Caso vá importar novas oportunidades, não utilize este campo;
  
• Nome da Oportunidade: informe o nome da oportunidade;
  
• Id do Contato: informe o ID do contato cadastrado no Nectar para realizar o vínculo. Caso não tenha o ID, será possível realizar o vínculo pelos dois próximos campo da planilha, o "Código do Contato" ou "Nome do Contato";
  

• Código do Contato: informe o código do contato cadastrado no Nectar. Este é o mesmo código cadastrado na planilha de importação de contatos. Caso não utilize este campo para validação, você poderá utilizar o campo anterior, o "Id do Contato" ou o próximo campo "Nome do Contato";
  
• Nome do Contato: informe o nome do contato a ser vinculado na oportunidade para realizar a validação. Caso não queira utilizar este campo para realizar o vínculo, você poderá utilizar o "ID do Contato" ou "Código do Contato";
  

• ID do Funil: informe o ID do funil desejado para receber a oportunidade. Para obter o ID, acesse Configurações > Funil de Venda e copie o ID do funil desejado;
  

• Número da Etapa: informe o número da etapa do funil onde a oportunidade será criada (Ex: 1 ou 3);
  

• Responsável: informe o nome ou e-mail do usuário do Nectar que irá receber a oportunidade. Recomendamos a utilização do e-mail do usuário para que o vínculo seja mais exato;
  

• Observações: utilize este campo para inserir informações adicionais sobre a oportunidade;
  
• Data de Criação: informe a data de criação da oportunidade. Recomendamos que a formatação desta coluna seja do tipo Texto para evitar possíveis diferenças nas datas;
  
• Data Limite: informe a data de criação da oportunidade. Recomendamos que a formatação desta coluna seja do tipo Texto para evitar possíveis diferenças nas datas;
• STATUS: informe a situação da oportunidade, se é "Em Andamento", "Ganha", "Perdida", "Descartada" ou Prorrogada";
  
• Fechada em: caso o status da oportunidade seja "Ganha" ou "Perdida", utilize este campo para informar sua data de conclusão;
  
• Probabilidade: informe a probabilidade de sucesso da oportunidade entre "Fria", "Morna", "Quente" e "Muito Quente";
  
• Venda na base?: campo do tipo "Sim/Não". Informe se a oportunidade é venda na base;
  
• SE VALOR: Valor único: se a oportunidade não possui produtos vinculados, mas possui valor único aqui, informe este valor aqui. Recomendamos que esta coluna esteja na formatação do tipo Texto;
  
• SE VALOR: Valor mensal: se a oportunidade não possui produtos vinculados, mas possui valor recorrente, informe este valor aqui. Recomendamos que esta coluna esteja na formatação do tipo Texto;
  
• Origem: informe qual a origem deste oportunidade. Lembrando que a origem deve estar cadastrada previamente no Nectar;
  
• Possui produto: campo do tipo "Sim/Não". Caso queira vincular produtos e calcular o valor da sua oportunidade através dele, utilize "Sim" neste campo. Desta forma, as informações destes produtos deverão ser preenchidas na aba "Prods";
  
• Motivos de ganho/perda: caso a oportunidade tenha sido "Ganha" ou "Perdida" informe um dos motivos cadastrados de ganha/perda da oportunidade;
  
• Nome do contato relacionado: caso queira vincular alguém pertencente a empresa vinculada a oportunidade, informe o nome da pessoa relacionada neste campo. É necessário que o contato desta pessoa já esteja cadastrada e vinculada a empresa no Nectar antes da importação;
  
• Campos Personalizados: para adicionar informações de campos personalizados em suas oportunidades, é necessário que estes campos estejam devidamente criados e formatados antes da importação. Assim, cada nova coluna ao final da planilha poderá ser um campo personalizado a ser preenchido, basta colocar exatamente o nome do campo personalizado desejado como cabeçalho da coluna;
  

- Prods: informações dos produtos que serão vinculados em cada oportunidade.

• LINHA RELACIONADA: utilizado para realizar o vínculo do produto à oportunidade. Informe a linha da oportunidade que receberá este produto (Ex: 2 ou 10). Caso a oportunidade tenha mais de um produto, cada linha deverá conter apenas um produto;
• PRODUTO: Código: informe o código do produto desejado. É necessário que o produto esteja cadastrado previamente. Para consultar o código dos seus produtos, vá em Configurações > Produtos;
  
• PRODUTO: Quantidade: informe a quantidade do produto que será adicionado na oportunidade;
  
• PRODUTO: Recorrência: informe o tipo de recorrência do produto (Avulso, Mensal ou Anual);
  
• PRODUTO: Nº de Recorrências: caso o produto tenha recorrência, informe a quantidade dessa recorrência neste campo (Ex: 3 ou 6);
  
• PRODUTO: Valor Unitário: informe o valor do produto;
  
• PRODUTO: Desconto: caso o produto tenha desconto, você poderá informar o seu valor neste campo. Por exemplo:
  • 300,00 caso o desconto sobre a unidade deste produto seja R$300,00;
  • 25, caso o desconto sobre a unidade deste produto seja de 25%;

• PRODUTO: Tipo Desconto: informe se o desconto do campo anterior deverá ser aplicado em "Valor" ou "Porcentagem";
  
• PRODUTO: Acréscimo: caso o produto tenha acréscimo, você poderá informar o seu valor neste campo. Por exemplo:
  • 300,00 caso o acréscimo sobre a unidade deste produto seja R$300,00;
  • 25, caso o acréscimo sobre a unidade deste produto seja de 25%;

• PRODUTO: Tipo Acréscimo: informe se o acréscimo do campo anterior deverá ser aplicado em "Valor" ou "Porcentagem";
  
• PRODUTO: ID: caso queira realizar o vínculo do produto através de ID, acesse Configurações > Produto > Edição do produto. O ID estará localizado neste local, por isso utilize apenas o número sem a hashtag:
  

Após preencher a planilha, salve-a.

Passo 3: Após salvar a planilha do Excel, você deve voltar à página de importação seguindo os passos que você realizou para baixar o modelo. Dessa vez, ao invés de você baixar o modelo, você irá clicar em “Selecione o arquivo”.

Depois de selecionar o arquivo correto, ele irá aparecer na caixa de texto.

Passo 4: Já estamos finalizando a importação. Chegou a hora de você clicar em “Processar a importação”.

Passo 5: Para acompanhar o processo de sua importação, acesse:

Configurações > Conta > Importações:

Nesta tela, você poderá verificar todas as importações que foram realizadas recentemente. Ao clicar em algum pedido, você poderá verificar se houve algum erro ou falha na planilha que você preencheu. Caso tenha alguma falha na planilha, o Nectar irá te dar um feedback sobre as linhas e campos inválidos, sendo possível baixar a planilha onde os campos inválidos serão sinalizados em vermelho, para facilitar a sua correção. Para analisar seu pedido de importação, basta clicar no botão de visualização:

Passo 6: Caso a planilha esteja com todos os campos válidos e corrigidos, podemos então liberar a importação. Os dados apenas entrarão no CRM após a sua liberação:

Observações:

Existem algumas regras para realizar a importação de Oportunidades, vamos apresentá-las para que nada dê errado e a sua importação seja um sucesso.

Regra 1 - O arquivo tem que estar no formato XLS (Excel 97 - 2003)

Regra 2 - Somente será importado informações que estiverem na primeira planilha do arquivo XLS.

Regra 3 - O arquivo tem que estar exatamente na ordem do exemplo disponível.

Regra 4 - Não pode conter interrupção das colunas (sempre uma após a outra).

Regra 5 - Somente será permitido importados 10.000 (dez mil) registros por vez.

Regra 6 - O tamanho do arquivo não poderá ultrapassar o limite de tamanho cadastrado na configuração da sua conta ou não exceder 10 MB.

Importação de Oportunidades em vídeo

Assista a esta aula do Nectar na Prática sobre Importações na nova Tela de Importações: