Uma regra leva arquivos para uma pasta de acordo com uma condição. Por exemplo: "toda proposta vai para a pasta Propostas" ou "todo PDF de oportunidade vai para a pasta Contratos".
As regras valem para a empresa inteira e só administradores podem criá-las, editá-las, reordená-las, pausá-las ou excluí-las. Para os demais usuários, o ícone de regras não aparece.
Abrindo as regras
No cabeçalho do Nectar Drive, clique no ícone Gerenciar regras, ao lado da ajuda e da engrenagem. Também dá para abrir pelo menu ⋮ de uma pasta, na lateral, em Regras: a lista já vem filtrada pelo nome da pasta.
O painel Regras mostra todas as regras da empresa numa lista única e ordenada, com a busca por nome, pasta ou condição e a contagem de regras ativas e pausadas. Cada regra mostra a posição, o nome, se está Ativa ou Pausada, as condições e a pasta para onde ela move os arquivos.
Criando uma regra
- No painel Regras, clique em Nova regra.
- Preencha o Nome da regra e escolha a pasta em Mover para a pasta.
- Em Condições, escolha o campo, o operador e o valor. Para incluir outra condição, clique em + Adicionar condição.
- Com mais de uma condição, indique se o arquivo entra na pasta quando atende a todas as condições ou quando atende a qualquer uma delas.
- Clique em Salvar regra. Enquanto faltar alguma informação, o rodapé da janela mostra o que falta preencher.
Os campos disponíveis são Origem, Extensão, Segmento, Tipo de contato (Empresa ou Pessoa física), Funil e Data do arquivo. Os operadores são é igual a e é diferente de; para a data, é, é antes de, é depois de e está entre. Para Origem e Extensão, escolha o valor na lista (por exemplo, PDF (.pdf)).
Quando os arquivos são organizados
- Arquivos enviados pelo Nectar Drive sem escolher pasta são organizados na hora.
- Os demais arquivos (anexos de oportunidades, propostas, contatos e outras partes do CRM, inclusive os adicionados depois de a regra existir) são organizados quando um administrador clica em Aplicar às pastas existentes, no rodapé do painel Regras, e confirma. Criar a regra não move os arquivos existentes sozinha.
O que as regras não movem
- Anexos de e-mail, porque a caixa de e-mail é pessoal.
- Arquivos que alguém colocou numa pasta manualmente. A escolha de uma pessoa sempre vale mais que a regra.
Ordem das regras
Se um arquivo combina com mais de uma regra, ele vai para a pasta da primeira da lista. Para mudar a prioridade, arraste a regra pela alça ao lado do número ou use o menu ⋮ da regra: Mover para o topo, Mover para o fim ou Mover para a posição…. Com uma busca aberta, limpe a busca para poder reordenar.
Enquanto você monta as condições, a janela avisa quantos arquivos também combinam com outra regra da lista.
Pausando ou excluindo uma regra
Para desligar uma regra sem excluí-la, clique no ícone Pausar da regra; para religar, em Ativar. Na edição da regra, a opção Ativa faz o mesmo. Para excluir, use o menu ⋮ da regra, em Excluir.
Ao pausar ou excluir uma regra, os arquivos que ela já organizou ficam onde estão até alguém clicar em Aplicar às pastas existentes: nesse momento, arquivos que tinham sido organizados por regra e não combinam mais com nenhuma regra ativa voltam para Sem pasta. Para manter um arquivo na pasta, mova-o manualmente.
Bom saber
- Se a pasta de destino tem um link de compartilhamento ativo, a janela da regra avisa: os arquivos que a regra mover ficam acessíveis por esse link.
- Não é possível ter duas regras com exatamente as mesmas condições e a mesma escolha entre atende a todas as condições e atende a qualquer uma delas. Ao salvar, a tela avisa que já existe uma regra assim.
- Aplicar às pastas existentes só funciona com ao menos uma regra ativa.
- A empresa pode ter até 50 regras, contando as ativas e as pausadas.
- As pastas Propostas e PDF já vêm com uma regra cada.
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