Campo "Seleção externa": opções vindas de uma planilha ou API – Central de Ajuda | NectarCRM

O campo Seleção externa é um tipo de campo personalizado de múltipla seleção com busca, em que as opções não são cadastradas uma a uma no CRM: elas vêm de uma fonte que você conecta. Uma planilha do Google ou uma API (sistema externo). Assim, quem preenche encontra a opção certa digitando, com busca.

Quando usar

Use a Seleção externa quando precisar de um campo com listas grandes — centenas ou milhares de opções, como um catálogo de produtos, uma relação de cidades ou as unidades de uma rede — que seriam impraticáveis de cadastrar manualmente. A lista vive na sua fonte; quando ela muda, você atualiza a fonte, e não o CRM item a item.

Quem pode usar

Para criar o campo: você precisa ser Administrador (ou ter o perfil Cadastros administrativos).
Para preencher o campo: qualquer usuário, ao trabalhar em um registro.

Como criar o campo

Siga o caminho Configurações > Campos Personalizados e clique em + Adicionar no objeto desejado. Dê um nome ao campo e, em Tipo de campo, selecione Seleção externa. Em seguida, escolha em Fonte de dados de onde virão as opções: Planilha do Google ou API.

Usando uma planilha do Google

Na sua planilha, compartilhe como "Qualquer pessoa com o link pode ver" e copie o link.
Cole o link no campo URL da planilha.
Clique em Buscar amostra: o sistema lê as primeiras linhas e mostra as colunas encontradas.
Indique a Coluna de identificador (a que identifica cada item, por exemplo um código) e monte o rótulo exibido usando os nomes das colunas, como em {Nome} ({Sigla}).
Clique em Testar busca para conferir o resultado e salve.

Usando uma API

Informe a URL da API e, se necessário, o tipo de autenticação (Nenhuma, Bearer, API Key ou usuário e senha).
Clique em Buscar amostra, indique o identificador e monte o rótulo exibido.
Use Testar busca para validar e salve.

💡 A conexão por API normalmente conta com o apoio do seu time de tecnologia, que conhece o endereço e a forma de autenticação do sistema.

Como preencher o campo

No registro (contato, oportunidade, tarefa ou compromisso), clique no campo: ele mostra as opções usadas recentemente. Digite parte do nome ou do código e o sistema sugere as opções correspondentes. Clique para selecionar — cada escolha vira uma etiqueta. Você pode selecionar vários itens e remover qualquer um clicando no "x" da etiqueta.

Onde o campo funciona

A Seleção externa funciona em Contatos, Oportunidades, Tarefas e Compromissos, inclusive nos filtros dessas listagens, nas automações e nos relatórios.

Boas práticas

Mantenha na fonte uma coluna de identificador única por item, para evitar ambiguidade.
Em listas muito grandes, oriente a equipe a digitar um termo específico (parte do nome ou do código) para encontrar rápido.
Atualizou a lista na fonte? As novas opções passam a aparecer na busca, sem precisar mexer no campo.

Limitações

A planilha precisa estar acessível por link público ("qualquer pessoa com o link pode ver").
A busca exibe os primeiros resultados de cada consulta; refine o termo para encontrar itens específicos em listas muito grandes.
As opções não são cadastradas manualmente neste campo — elas vêm sempre da fonte.
Disponível em Contatos, Oportunidades, Tarefas e Compromissos. Produtos não usam este tipo de campo.

Perguntas frequentes

Preciso cadastrar as opções?
Não. Elas são reconhecidas automaticamente a partir da fonte conforme você as seleciona.

Meus dados do CRM vão para a planilha ou para o sistema?
Não. O CRM apenas lê a fonte; nada do seu CRM é enviado para ela. Se você usar uma API com senha ou token, essas credenciais ficam guardadas de forma protegida.

E se a planilha ou o sistema ficar indisponível?
Os valores já preenchidos nos registros continuam aparecendo normalmente. Apenas a busca por novas opções fica indisponível naquele momento.

Posso usar uma planilha privada?
Para planilha, ela precisa estar compartilhada por link público. Se os dados forem sensíveis, prefira conectar por API, com autenticação.