Como dito anteriormente em nosso artigo sobre automações, temos os seguintes passos para configurar uma automação:

• 1º Passo: Gatilhos
• 2º Passo: Critérios
• 3º Passo: Ações

Neste artigo, veja também sobre:

• Como salvar uma automação
• Observações gerais

Para acessar o app de Automações, vá em:

Apps > Automações

 

Nesta tela, você conseguirá criar, editar e acompanhar suas automações.

 

Para adicionar automações, clique em "+Automações".

Aqui teremos o seguinte fluxo de funcionamento:

Para aprender a utilizar nossos templates de automação, clique aqui.

 

Em "Gatilhos", temos a possibilidade de automatizar os módulos por eventos, ou seja, quando um destes eventos acontecer, um gatilho poderá ser configurado:

Contatos

• Criação;
• Edição;
• Exclusão;
• Inatividade;
• Sem oportunidades ganhas;
• Analisado: através deste gatilho, será possível agendar rotinas de verificação no Nectar e ter uma gestão mais automatizada de clientes, por exemplo: notificar o responsável sobre aqueles contatos que a média de compra esteja abaixo de 30% da média dos últimos 12 meses.
  
  • Ao selecionar este gatilho, será possível definir a data de início da automação e o intervalo de disparo em meses.

 

Oportunidades:

• Criação;
• Edição;
• Ganho;
• Perda;
• Descarte;
• Prorrogação;
• Atraso;
• Estagnação;
• Inatividade;
  •  

Qualificações de Leadboard:

• Criação;
• Edição;
• Agendamento;
• Qualificação;
• Descarte;
• Estagnação;
• Inatividade;
• Solicitação de Descarte;
• Solicitação de Reagendamento.
•  

Ou seja, quando um desses eventos acontecer, um gatilho poderá ser configurado.

 

Observações

• Em automações de exclusão/descarte, será possível apenas notificar os usuários;
• Em automações de inatividade, é possível determinar o período sem interação apenas em dias;
• Em automações de estagnação, serão consideradas apenas as etapas com prazos configurados na pipeline.

 

 

Após definir qual será o evento para ativar o gatilho, devemos especificar os critérios que devem ocorrer para o gatilho ser disparado, de fato.

Os critérios são condições que devem ser atendidas para que o gatilho seja disparado. Temos a possibilidade de usarmos campos gerais do Nectar para definir como estas condições funcionarão, em seguida definimos o sinal de comparação do campo (igual a, diferente de, começa com, termina com, contém texto, etc) e a opção desejada.

Observação: para que um campo possa ser selecionado como critério, é necessário que ele esteja configurqado como editável.

Campos do tipo Texto curto, Parágrafo e URL terão as seguintes opções de comparação:

• Igual a;
• Diferente de;
• Começa com;
• Termina com;
• Contém texto;
• Não contém texto;
• Preenchido;
• Vazio.

Campos do tipo Inteiro, Fracionário, Moeda e Data terão as seguintes opções de comparação:

• Igual a;
• Diferente de;
• Maior que;
• Menor que;
• Preenchido;
• Vazio.

Campos do tipo Lista de opções, Lista suspensa de opções e CNAE terão as seguintes opções de comparação, sendo possível escolher mais de uma opção do campo no tipo Lista:

• Igual a;
• Diferente de;
• Preenchido;
• Vazio.

Campos do tipo Sim/Não terão as seguintes opções de comparação:

• Igual a;
• Diferente de;

Campos do tipo Caixa de múltipla escolha terão as seguintes opções de comparação, sendo possível escolher mais de uma opção da lista do campo:

• Contém uma das opções;
• Contém todos;
• Não contém uma das opções;
• Não contém todos;
• Preenchido;
• Vazio.

Ao selecionar o gatilho de Edição, as seguintes opções também estarão disponíveis, além daquelas de acordo com o tipo de campo:

• Alterou para;
• Alterou;
• Não alterou;

Ao selecionar o gatilho “Analisar”, as seguintes opções também estarão disponíveis, além daquelas conforme o tipo de campo:

• Indicadores de Oportunidade:
  • Valor Único;
  • Valor Mensal;
  • Valor Total.

• Quando uma dessas três opções forem selecionadas como critério, será possível especificar critérios adicionais, como:
  • Período de análise:
    • Este mês;
    • Mês passado;
    • Trimestre passado;
    • Semestre passado;
    • Ano passado;
    • Últimos 3 meses;
    • Últimos 6 meses;
    • Últimos 12 meses.
  • Parâmetro de cálculo:
    • Soma;
    • Média.
  • Status da oportunidade:
    • Ganhas;
    • Perdidas;
  • Funil desejado (múltipla seleção);
  • Categoria do Produto (múltipla seleção);
  • Subcategoria do Produto (múltipla seleção).
• Em seguida, defina como será a opção do critério:
  • Digite um valor de comparação;
  • Ao clicar no botão “Fator” será possível escolher um campo do tipo moeda, fracionários ou receita anual, e qual será o fator de porcentagem do valor a ser comparado. Caso escolha um campo de indicador de oportunidades (valor único, valor mensal ou valor total), você poderá definir mais opções para aplicar como critérios.

Também é possível aplicar mais de um critério em sua automação, definindo a sua condição ("e" ou "ou"), sendo obrigatório ou opcional em relação aos outros critérios de ativação do gatilho.

 

 

Após definirmos os gatilhos e critérios de ativação da automação, devemos especificar qual ação será realizada.

Para gatilhos de Contatos, temos as seguintes ações disponíveis:

• Iniciar Leadboard: o contato receberá uma qualificação de Leadboard, caso já não tenha uma qualificação em andamento, sendo possível determinar qual funil e responsável a receberão.
• Rotacionar: o contato será distribuído para um responsável em específico, entre participantes de uma equipe ou em uma fila. Caso o usuário selecionado não for encontrado ou excluído do CRM, o Nectar selecionará o responsável de origem do item;
• Notificar: o usuário ou equipe selecionada será notificada sobre o contato em uma das seguintes opções:
  • E-mail;
  • Notificação do Nectar.
• Criar oportunidade: uma oportunidade será criada em um funil e etapa específicos para aquele contato, com um nome, responsável, data limite e descrição pré-definidos;

Observação: nesta ação não será possível distribuir oportunidades por equipe.

• Criar Tarefa: adicione uma tarefa para aquele contato com nome, prioridade, se o responsável será um usuário ou uma equipe, o prazo de finalização em dias e uma descrição. Você também poderá definir templates, modelos e categorias conforme o tipo da tarefa;
• Atualizar Campo: selecione qual campo do contato sofrerá alteração de valor ou opção, sendo possível escolher mais de um campo a ser atualizado;
• Disparar para URL: defina para qual endereço será disparado um webhook com o evento do gatilho ativado pela automação. 

Observação: o Nectar não enviará as informações definidas na lista de ações da automação, apenas enviará o objeto do gatilho para a URL selecionada, como o contato que foi criado, a oportunidade que foi alterada, a qualificação que foi descarta e etc.

• Atualizar Score: consiga alterar o score deste contato através de alguma automação, sendo possível:
  • Incrementar Score: consiga aumentar o score daquele contato com um valor específico;
  • Reduzir Score: consiga reduzir o score daquele contato com um valor específico;
  • Aplicar Score: consiga definir um valor exato para o score daquele contato;

Observação: o campo "Score" estará disponível apenas em contatos. Organize seus campos para que ele fique visível para todos.

 

 

Para gatilhos de Oportunidades, temos as seguintes ações disponíveis:

• Rotacionar: a oportunidade será distribuída para um responsável em específico, entre participantes de uma equipe ou em uma fila. Caso o usuário selecionado não for encontrado ou excluído do CRM, o Nectar selecionará o responsável de origem do item;
• Descartar a oportunidade;
• Perder a oportunidade;
• Notificar: o usuário ou equipe selecionada será notificada sobre a oportunidade em uma das seguintes opções:
  • E-mail;
  • Notificação do Nectar.
• Criar oportunidade: uma oportunidade será criada em um funil e etapa específicos para aquele contato, com um nome, responsável, data limite e descrição pré-definidos;

Observação: nesta ação não será possível distribuir oportunidades por equipe.

• Criar Tarefa: adicione uma tarefa para aquele contato com nome, prioridade, se o responsável será um usuário ou uma equipe, o prazo de finalização em dias e uma descrição. Você também poderá definir templates, modelos e categorias conforme o tipo da tarefa;
• Atualizar Campo: selecione qual campo do contato sofrerá alteração de valor ou opção, sendo possível escolher mais de um campo a ser atualizado;
• Disparar para URL: defina para qual endereço será disparado um webhook com o evento do gatilho ativado pela automação. 

Observação: o Nectar não enviará as informações definidas na lista de ações da automação, apenas enviará o objeto do gatilho para a URL selecionada, como o contato que foi criado, a oportunidade que foi alterada, a qualificação que foi descarta e etc.

• Atualizar Score: consiga alterar o score deste contato através de alguma automação, sendo possível:
  • Incrementar Score: consiga aumentar o score daquele contato com um valor específico;
  • Reduzir Score: consiga reduzir o score daquele contato com um valor específico;
  • Aplicar Score: consiga definir um valor exato para o score daquele contato;

Observação: o campo "Score" estará disponível apenas em contatos. Organize seus campos para que ele fique visível para todos.

 

 

Para gatilhos de Leadboard, temos as seguintes ações disponíveis:

• Rotacionar: a qualificação será distribuída para um responsável em específico, entre participantes de uma equipe ou em uma fila. Caso o usuário selecionado não for encontrado ou excluído do CRM, o Nectar selecionará o responsável de origem do item;
• Descartar a qualificação;
• Notificar: o usuário ou equipe selecionada será notificada sobre a qualificação em uma das seguintes opções:
  • E-mail;
  • Notificação do Nectar.
• Criar oportunidade: uma oportunidade será criada em um funil e etapa específicos para aquele contato, com um nome, responsável, data limite e descrição pré-definidos;

Observação: nesta ação não será possível distribuir oportunidades por equipe.

• Criar Tarefa: adicione uma tarefa para aquele contato com nome, prioridade, se o responsável será um usuário ou uma equipe, o prazo de finalização em dias e uma descrição. Você também poderá definir templates, modelos e categorias conforme o tipo da tarefa;
• Atualizar Campo: selecione qual campo do contato sofrerá alteração de valor ou opção, sendo possível escolher mais de um campo a ser atualizado;
• Disparar para URL: defina para qual endereço será disparado um webhook com o evento do gatilho ativado pela automação.

Observação: o Nectar não enviará as informações definidas na lista de ações da automação, apenas enviará o objeto do gatilho para a URL selecionada, como o contato que foi criado, a oportunidade que foi alterada, a qualificação que foi descarta e etc.

• Atualizar Score: consiga alterar o score deste contato através de alguma automação, sendo possível:
  • Incrementar Score: consiga aumentar o score daquele contato com um valor específico;
  • Reduzir Score: consiga reduzir o score daquele contato com um valor específico;
  • Aplicar Score: consiga definir um valor exato para o score daquele contato;

Observação: o campo "Score" estará disponível apenas em contatos. Organize seus campos para que ele fique visível para todos.

 

Após definir os gatilhos, seus critérios e ações, clique em "Avançar".

 

 

Salvando a Automação

Revise o fluxo à esquerda e dê um nome a sua automação, colocando uma descrição de como ela funcionará.

Em seguida, deixe a opção "Automação Ativa" habilitada para que ela fique ativa em sua base.

Clique em "Salvar" para concluir a configuração da sua automação.

 

 

Observações

- Para ter acesso ao app de Automações e suas configurações, é necessário ter a permissão especial "Comercial" habilitada em seu usuário;

- A base terá um limite de automações ativas calculado da seguinte maneira:

Pro: quantidade fixa de 20 automações ativas na base;

Enterprise: Nº de licença de usuários ativos da base x 20 = Quantidade de automações ativas permitidas na base;

- Uma automação não provocará os gatilhos de outra automação, o Nectar impedirá este tipo de acontecimento;

- Ações em massa, API e importações poderão disparar automações;

- Uma automação poderá provocar o envio de e-mails automáticos;

- Gatilhos de Estagnação e Atraso serão disparados a partir do momento de ativação da automação e cada objeto poderá disparar uma ação apenas uma vez.

Por exemplo, temos uma automação configurada para notificar por email todas as oportunidades que entraram em estagnação em um determinado funil. O Nectar enviará uma notificação apenas no dia quando a oportunidade extrapolar o prazo esperado da etapa e a partir disso ela não será mais notificada.

Já o gatilho de Inatividade, poderia notificar sobre esta oportunidade constantemente após ela passar o prazo determinado sem atividades. Neste caso, a automação poderá repetir a ação mais de uma vez, se ela não sofrer mais uma interação.

- Tenha muito cuidado com as lógicas escolhidas nos critérios, pois um critério pode anular o outro e a automação nunca acontecer;

- As ações realizadas por automações aparecerão no relatório de Auditoria com o campo "Autor" preenchido como "Automação";

- O Leadscore é uma funcionalidade exclusiva do Automações.

- Ao selecionar a ação de alterar o campo "Tag", será possível determinar se a tag será acrescentada ou se as tags presentes serão removidas ao adicioná-la.